LE PLANNING DU JOUR J [ÉPISODE 2] : OUTILS & SUPPORTS = ACTION!

Comment construire un planning du jour j idéal ?

C’est un des casse-têtes les plus terribles de nos métiers, car ses enjeux sont multiples.  Pour cela, il faut « Avoir la fin en tête avant de commencer ! »

En tant que Wedding-Planner, votre planning du jour j doit comporter toutes les infos nécessaires à la réalisation de la journée de mariage du couple que vous accompagnez.

Imaginez que vous soyez accidentellement indisponible ce jour là => n’importe qui, avec votre planning du jour j pourra alors vous remplacer !

C’est à cela que l’on sait s’il est bien construit ou non.

Alors, comment créer son propre planning du jour j ? Que mettre dans ses colonnes ? C’est exactement ce à quoi va répondre notre [ÉPISODE 2] du jour.

# 2/ Comment le construire ?

Il n’y pas 10 façons d’envisager la construction de votre planning du jour j. Par contre, il y a des milliers de manières de le présenter.

Je ne posterai ici qu’une miniature capture de celui que j’ai conçu.

Sachez que  vous devez le créer pour vous, vos couples et vos prestataires… à votre image, selon votre manière de communiquer. Avec pour impératif d’être clair, précis et convivial. Le but n’étant pas de donner mal à la tête à son destinataire.0_O.

Pour ce faire, je vous conseille de le construire sous excel ou google drive pour les plus avertis / geek :).

Si vous travaillez depuis un pc (bouhhhouuu ^^) voici le lien pour télécharger le pack gratuitement. Fort utile car vous y trouverez également powerpoint : http://microsoft-office-2007-service-pack-2.softonic.fr/

Si vous travaillez depuis un mac (yeaaaah ! ), voici le lien pour télécharger le pack gratuitement. Fort utile car vous y trouverez également powerpoint : http://www.01net.com/telecharger/mac/Bureautique/fiches/45845.html

    • Avoir une vision technique

La vision technique, c’est celle qui vous permet de mesurer les contraintes techniques de réalisation des tâches. Vous savez que la salle n’est pas accessible à une animation pyrotechnique pour des raisons de sécurité. Techniquement, ce n’est donc pas réalisable. Par contre, dehors peut-être ? Attention, sachez que les feux d’artifices, les lâchers de lanternes volantes sont régulièrement interdits, et ce,  par arrêté préfectoral. Rendez-vous en Préfecture pour en savoir plus.

La vision technique c’est également prévoir, par exemple, un ampérage supérieur auprès d’EDF pour la réalisation de votre soirée, une fois les prestataires sélectionnés.

Vous devez donc, dossier par dossier, prestataire par prestataire, pointer les besoins techniques de chacun et faire en sorte que tous puissent travailler et donc réaliser ce pour quoi ils sont présents.

Si vous n’êtes pas wedding planner, vous connaissez sur le bout des doigts vos besoins techniques. Partagez vos besoins au plus tôt avec le couple et les prestataires impliqués, car sans la présence d’un(e) wedding planner, se caler sur ces points là au dernier moment peut vous être fatal et très anxiogène pour vos clients.

    • Avoir une vision logistique

La vision logistique c’est celle qui vous permet de programmer les arrivées de chacun, le temps de réalisation des tâches et faire en sorte qu’il n’y ait pas d’anicroche. Cela peut vous paraître simple; c’est en réalité un vrai casse-tête. Comment estimer le temps de réalisation de chacun ? En posant les questions par exemple. Mais là aussi, votre expérience prévaudra.

Ne jamais sous-estimer l’ampleur d’une tâche.

Prenons l’exemple de la mise en table de la salle par le traiteur. Vous devez avoir en tête les contraintes : combien sont-ils pour la mise en place ? comment est l’accès de la salle ? quand sera installée la décoration ? quand sera livré le matériel (tables et chaises) ? qui s’occupe de livrer les nappes ? jusqu’à quand est ouverte la salle ? doit-on la nettoyer une fois la mise en place terminée pour qu’elle soit à nouveau propre à l’arrivée des mariés et de leurs invités ?

Allez, juste pour vous.. Découvrez une capture d’écran d’un détail d’un des planning du jour j que j’ai conçu pour un des mariages que j’ai organisé.

Capture de quelques lignes d'un de mes rétro-planning - "veille de jour j