Wedding Planner efficace – Comment gérer deux saisons de mariage en même temps ?

Wedding Planner efficace !

wedding planner efficace

S’il est des questions qui me sont posées de manière récurrente en cette période de l’année, c’est bien la question de la gestion des priorités. 

« Muriel, comment est-ce que je peux réussir à gérer mes clients très impatients de démarrer les préparatifs dont le mariage est en 2019 (contrats signés en 2017) et mes clients très excités parce que le leur à lieu cette année ?« 

Récurrent.. que vous ayez 3 contrats en cours ou 12… 

Sans surprise, je vous dirais qu’il est donc nécessaire que vous vous organisiez. 

Voici donc la règle d’or : il faut que vous déterminiez votre stratégie de travail. Tant sur le plan technique que sur le plan humain.

Ces quelques premiers mots vous inspirent-ils déjà ? Ok… Allons-y sans plus attendre. 

Décryptage ! Wedding Planner efficace

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Pour vos différents clients, vous allez, de manière simplifiée, devoir :

Faire patienter en étant efficace pour les couples qui se marient en 2019. Wedding Planner efficace

=> Si le couple à décider de se lancer dans les préparatifs de son mariage tant de mois à l’avance, c’est qu’il a ses raisons. Qu’elles soient financières, ou parce qu’ils avaient l’intime conviction qu’ils allaient avoir plus de choix (pas toujours fondé d’ailleurs ^^, autre sujet, autre combat !), ou encore parce que l’année choisie est un symbole dans leur histoire, vous allez devoir jongler entre leur impatience et votre disponibilité pour avancer dans les préparatifs et ne pas « perdre » le contrat en cours de route. Lorsque vous avez signé avec eux en 2017, il était bien question de promesses d’entente folle entre eux et vous. Ne gâchons pas le plaisir!

Être efficace et ultra disponible pour les couples qui se marient en 2018.

=> C’est leur année ! Inimaginable pour le couple de penser une seule seconde que vous n’êtes pas disponible pour eux. En 2017, ils ont patiemment attendus leur tour. Les festivités du nouvel an ont réveillé en eux toutes les envies les plus enjouées. « C’est cette année que l’on se marie ! » Non pas que jusque là vous n’étiez pas efficace, mais redoublez d’enthousiasme, et soyez efficace.

Comment garantir ce niveau de service à chacun de vos clients, en prenant un maximum de plaisir ?
Deux angles d’attaque sont à travailler. Wedng Planner efficace

#1 – L’ angle technique 

A/ Créez et classez vos dossiers. 

  • Chaque couple a son dossier, sa pochette à lui. Sur ce dossier : les deux prénoms et la date du mariage. À l’intérieur, une pochette par pôle. Je m’explique : une pochette de tri pour ma partie administrative (mon contrat avec eux, les factures que je leur remets à chacun des paiement d’acompte qu’ils me versent. Je parle bien de MON contrat avec eux.), une pochette pour tous les échanges que j’ai avec eux, les débriefs de nos chacun de nos rendez-vous), une pochette pour le lieu de réception, une pour le traiteur, et ainsi de suite. Wedding Planner efficace
  • Chaque dossier doit être classé par ordre chronologique – date de mariage. 
  • Pour ma part, j’utilise des dossiers suspendus, dans lesquels sont rangés les dossiers complets de chacun de mes clients. 

L’avantage de créer et classer des dossiers ? chaque jour, je sors les dossiers, et je regarde ce que je dois faire pour chacun. Cette opération, lorsque vous avez pris le pli, ne vous prend pas plus de 25 minutes, même avec 10 mariages à gérer.

B/ Suivez vos plannings.

  • Cela semble bête à écrire n’est-ce pas ? Et pourtant… Reportez chacune des missions que vous avez à réaliser dans votre agenda. 
  • Comment ne rien oublier ? Dès que vous avez livré et présenté votre planning annuel au couple, reportez vos missions dans votre agenda.
  • Utilisez de préférence un agenda électronique. À ce jour, je n’ai rien trouvé de mieux ! J’utilise Google© agenda + ToodleDo©. Google Agenda est comme son nom l’indique un agenda gratuit en ligne proposé par Google. Le nom américain est d’ailleurs Google Calendar. Ne soyez pas étonné d’arriver sur un lien où est écrit calendar au lieu d’agenda. Cet agenda est à associer à votre adresse Gmail (quoi ?? pas encore d’adresse gmail ? Vite, on répare çà et on file en créér une !) – Car c’est désormais officiel, votre agenda va vous suivre p-a-r-t-o-u-t ! Ordinateur, ordinateur portable, Iphone et autre smartphone, IPad et autres tablette.. Partout, je vous le confirme ! ToodleDo quant à lui est un gestionnaire de tâches américain (développé en américain seulement). Sa plateforme est payante. Mais .. wow ! Ma productivité à fait un bon en avant de manière colossale lorsque je les ai associé tous les deux. Aujourd’hui, je serais bien malheureuse sans ces deux outils. Wedding Planner efficace

#2 – L’angle humain.

A/ Gérez vos relations avec vos clients :

L’échange, vous connaissez ? Ce doux rapport humain qui vaut de l’or. Wedding Planner efficace

Un e-mail ? ok, très pro, très cadré et le mérite d’être classé et archivé. C’est top.

Pensez aux SMS / WhatsApp également. Ce mode de communication est plus personnel que l’email. Moins intrusif qu’un coup de téléphone. Je l’affirme et le confirme : le sms permet d’échanger simplement et naturellement ! Cela permet au couple de vous sentir proche de lui. Ainsi, pour les couples dont le mariage est en 2019, ils savent ainsi que vous êtes « connectés » avec eux. « Tenez, regardez cette photo, j’ai pensé à votre mariage en la voyant parce que… ». En faisant cela, vous les faites patienter, et vous montrer votre implication dans leur projet.

B/ Gérez vos rendez-vous : 

Pour les couples dont le mariage est en 2019, je dirais que c’est l’échange qui prévaut aux rendez-vous formels. Utilisez les techniques citées ci-dessus. Faire patiemment et intelligemment est une technique qui s’apprivoise d’une seule manière => être sincèrement lié à chacun des couples que vous accompagnez. Ne cherchez surtout pas à être amis, restez professionnel. Mais ajoutez-y du coeur, c’est le moment de lâcher les chevaux.

Pour les couples dont le mariage est en 2018 – cette année donc – utilisez les techniques citées ci-dessus. Accompagnez-les de rendez-vous mensuels (au minimum mensuel). Le stress aidant, d’être à leur côté, de vous montrer présente va automatiquement les rassurer. Cela va faire baisser la pression. Votre capital confiance est au beau fixe ! Pour eux, pour vous ! Des rendez-vous beaucoup plus fréquents, plus courts en terme de durée : de quoi être efficace, sans prise de tête, et tellement professionnel.

Mon truc à moi ? Être une #WeddingPlannerEfficace ^^

J’ouvre les réservations des mariages de l’année suivante, à compter d’août / septembre de l’année en cours. Cela vous semble dangereux. Peut-être. Mais pourquoi ai-je adopté cette stratégie depuis plusieurs années désormais ?

Je ne peux garantir ma disponibilité en mai, juin 2018 à un couple qui souhaite se marier en juillet 2019. Quand je parle de disponibilité, je parle de ma capacité et de mon désir (oui, vous avez bien lu le mot « désir ») à leur consacrer. Les mariages en cours sont tous très prenants. Comme vous tous d’ailleurs. Ne proposant que de l’organisation complète, en Provence et à l’étranger, entre déplacements et rendez-vous, j’avoue, je ne sais faire qu’une seule chose à la fois ! J’exagère un peu…

Ma raison est beaucoup moins rationnelle : je vis mon métier de Wedding-Planner avec passion, et je refuse de le vivre autrement. Cela a toujours été la condition pour moi de l’exercer. Le jour où je ne m’amuse plus, j’arrête. Je n’en suis toujours pas là – Ouf :p

Pour que je sois disponible et impliquée, je dois éprouver du plaisir. C’est comme cela que je rends heureux mes clients. Si je prends du plaisir, je suis inspirée, j’échange avec eux avec plaisir et créativité. C’est comme cela que je suis efficace et professionnelle. J’ai pris le parti de vivre à fond chaque mariage que j’organise. Je veux vivre pleinement sans avoir à me projeter à l’année d’après.

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Et vous ? Comment allez-vous aborder ces angles d’attaque ? #WeddingPlannerEfficace

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Ce sujet vous fait réagir? Partagez votre expérience avec nous tous! C’est ensemble, depuis 2013, que nous faisons avancer les débats, et de ce fait faire grandir le métier de wedding-planner, encore et toujours.
Much L.Ø.V.E.

©Félicia Sisco
©Félicia Sisco

Muriel Saldalamacchia a été nommée « Industry Leader » à de nombreuses reprises à l’occasion de congrès internationaux dédiés à l’industrie du mariage auxquels elle a participé en tant que conférencière. 

Dans l’industrie du mariage depuis 2008, Muriel est wedding-planner spécialisée dans les mariages de Destination et vis avec son mari et leurs enfants entre la Provence et Manhattan. Avec son école de formation dédiée aux wedding-planner et ce site de conseils, elle aide les entrepreneurs à vivre sereinement de leur passion en les faisant grandir, sur les voies de la passion, du travail, et de l’éthique.

Retrouvez ses articles et autres points de vue sur son site dédié aux wedding-planners francophones www.reussirdanslemariage.com


9 Replies to “Wedding Planner efficace – Comment gérer deux saisons de mariage en même temps ?”

  1. Encore une fois ton article tombe à pic.
    Je me demandais justement comment entretenir le lien de façon simple avec les couples 2019.
    Alors vive les petites attentions par sms tout en restant professionnelle :-)

  2. Merci Emilie :) Tu fais bien de les faire patienter. Profites en tout de même pour créer des liens pendant ces mois où il ne se passe rien avant ces rdv mensuels. Nous sommes d’accord sur le « quand démarre le planning annuel » ^^.
    Pour ce qui est du cahier, j’ai vraiment opté pour ToodleDo qui est un super gestionnaire, et il a le mérite d’être accessible sur mon mac, Iphone et Ipad.. Donc 24/7. Plus léger que des cahiers.. Car tout ceci est lourd.. Bravo en tout cas pour ton sérieux et ton organisation !

  3. Article très intéressant, mais comme toujours si j’ose dire :)
    Pour ma part, en ce qui concerne les couples dont le mariage se déroule en 2017, je commencerais les RDV mensuels à partir de septembre/octobre 2016. Avant, je reste bien entendu à leur disposition, mais tant que les prestataires sont choisis et que les contrats sont signés, je leur explique, et ils comprennent parfaitement, que l’on à « le temps ». J’avais déjà adopté cette méthode pour mes couples 2016, et cela s’est parfaitement déroulé.
    Bien entendu, leur planning annuel commence à partir du moment où l’on a signé le contrat ensemble. Ils ont ainsi une vision sur le long terme et peuvent, s’ils le souhaitent et si cela les rassure, commencer à réfléchir à quelques premières tâches. Quoi qu’il en soit, le dialogue et l’échange restent les mots clés de notre relation, et ils savent qu’ils peuvent compter sur moi à tout moment pour répondre à leurs questions ;)
    Pour les pochettes, j’ai aussi adopté cette méthode depuis cette année seulement, et je trouve ca génial ! Un petit check-up semaine par semaine par contre en ce qui me concerne.. J’ai également un cahier pour chaque couple, où je note la moindre information venant d’eux ou de leurs prestataires, ou encore une idée qui me vient subitement pour eux… Il contient également tous mes comptes rendu de RDV pour leur mariage (avec eux, ou avec un prestataire par exemple). Cet outil m’est devenu totalement indispensable !

  4. Hey Hey Alexandra !! Mais avec grand plaisir, tu le sais. Respire et poses-toi ! Tu seras sereine en moins de temps que tu ne le penses. Bravo en tut cas pour ton énergie.

  5. Avec plaisir Emilie !! Je te souhaite de mieux t’organiser encore alors !! Bravo à toi pour tout ce que tu fais !

  6. Merci pour cet article qui une fois encore est SUPER intéressant mais surtout d’une aide ultra précieuse !!! Pour ma part, j’avoue que ce n’est pas toujours évident de gérer l' »entre saisons »… Les futurs mariés de la saison à venir sont souvent très impatients et super excités à l’idée de débuter l’organisation de leur mariage, ce que je comprends :D, et les couples dont l’organisation est en cours sont forcément super enjoués à l’approche de leur grand jour, donc très « demandeurs » également. Dans mon cas, je (on) crée des plannings/calendriers pour les différents postes et deadlines, personnalisés et adaptés à LEUR mariage ce qui les rassure et bien-sûr entre temps je reste à leur disposition pour répondre à leurs questions, leurs demandes etc… Par contre c’est vrai que cette période n’est pas évidente à gérer en interne (oui des fois c’est l’explosion dans ma tête lol) donc je vais m’empresser de revoir ma méthode et appliquer tes conseils pour mieux gérer les priorités justement et faire de ce « passage » d’une saison à l’autre, un moment plus serein ! :D Merciii Muriel !! ;)

  7. Un grand merci Muriel pour cet article plein de bon sens, et qui me permet d’y voir plus clair dans l’organisation des mariages (moi qui ait un boulot à côté comme tu le sais ^^)
    Merciii !

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