wedding planner

Le sujet, de manière explicite : « Pourquoi un(e) wedding planner ne peut décemment pas quitter un mariage à 20h? »

À titre provoc’, sujet provoc ‘ ! Mais ô combien sérieux et important..

C’est en recevant des professionnels en formation que je me suis aperçue que bon nombre de wedding planner quitte le couple le jour du mariage pendant le vin d’honneur. Et à la question « Pourquoi, pars-tu à 20h ? » (en taisant un bon « WTF! »), elle/il de me répondre : »et bien parce qu’on ne m’a jamais dit qu’il fallait que je reste plus tard » ou encore « et bien parce qu’il ne m’ont pas pris le forfait « soirée ».

 

 

 

Mieux que des arguments, voici 8 faits sélectionnés sur les nombreux possibles, tous fruits de mes expériences professionnelles de wedding planner, sur le terrain sans relâche depuis 7 ans maintenant..

Ou comment la réalité va guider votre réflexion et votre positionnement sur le sujet.

Toujours avec #amour – Toujours avec #bienveillance

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Constat de départ : Un mariage ? c’est la fête que l’on espère le plus ! il est 18heures…

Unanimement, en France, un mariage a pour but de rassembler les familles, les amis pour … FAIRE LA FÊTE après être passé devant Madame ou Monsieur Le Maire et peut-être devant un officiant (religieux ou laïque)! C’est un non-sens de ne pas intégrer ce facteur-ci. Comment être absent(e) d’une partie essentielle d’une journée de mariage ?

Vous allez pouvoir gérer et agir sur le déroulé de la soirée pour mener à bien votre mission. Tous ces mois de préparatifs pour CE moment LÀ !

#1 | Vous allez saluer et congratuler!  !

Une fois arrivé(e) sur le site de réception et donc dès le début du vin d’honneur, vous allez retrouver chaque membre de l’équipe de partenaires que vous avez rassemblés sur cet événement. Vous les aviez vu lors de leurs arrivées plus tôt dans la journée, mais vous allez devoir passer les voir pour vous assurer que tout va bien pour eux. Et même si c’est le cas dans quasiment 99% des cas, vous allez leur témoigner une fois encore que vous vous souciez de leur bien être. L’occasion de leur donner la « température » de l’assemblée. Souvenez-vous : ils n’ont pas vécu les émotions des cérémonies comme vous avez pu le faire quelques heures plus tôt. Partagez vos émotions positives.

Puis, une fois que les amoureux ont pu profiter de leurs invités (environ 1h après être arrivés), allez les voir, 3 coupes à la main, pour trinquer avec eux, et les embrasser pour les féliciter. Profitez de ce moment avec eux. C’est votre dernier moment d’intimité avec eux.

Pensez à aller féliciter les parents et témoins, ils apprécieront fortement. Ce n’est pas superflu !!

#2 | Pendant le vin d’honneur, vous allez guider les invités… 

Et vous répondrez à toutes les questions qui vous seront posées par :

– ceux qui cherchent les toilettes

– ceux qui cherchent l’urne

– ceux qui veulent utiliser le coin photo, ou le coin jeu, bref le « coin » prévu pour animer ^^

– ceux qui veulent visiter le lieu de réception

– ceux qui veulent occuper les enfants

– ceux qui quoi qu’il arrive vont vouloir vous poser des questions.

Accompagnez les personnes, prenez le temps d’être à leur côté. Ne la jouez pas « supermarché » « Tenez ma p’tite dame, c’est dans l’rayon plus loin, derrière l’allée ».. Naaaan, NO WAY ! Aider et rendre service est gratifiant et c’est bourré d’énergie positive. Mieux que des vitamines par palettes ! Et puis c’est aussi çà notre job ;) Siiiiiiiiiii ^^

#3 | Vous allez vous occuper des enfants [et de leurs nounous]… 

Mine de rien, 1 bonne heure est déjà passée depuis votre arrivée sur place. Vous allez devoir maintenant vous assurer que le repas des enfants est servi en temps et en heure, avec les nounous. Veillez à ce que tout ait été installé dans l’espace enfants , les jeux sortis et qu’il ne manque rien. Prenez le temps de rassurer les parents, montrer leurs les espaces, présentez les nounous. Vous aurez au préalable pensé à remettre à ces dernières la liste des enfants avec prénom + âge (+ fratrie si c’est le cas) + prénoms des parents (avec le nom/numéro de leur table).

#4 | Vous allez poser les bases de la soirée ! 

Mais vous allez également redéfinir avec le Maître d’Hôtel et le DJ ce que vous aviez échangé plus tôt avec chacun d’entre eux, séparément.

Assurez-vous que les vins / boissons soient bien prêts à être servis, aux bons moments, sur les bons mets. Vérifiez également la présence du dessert.

Checker une dernière fois le plan de soirée que vous aurez travaillé avec le couple, le DJ et le traiteur. Précisez bien les interventions / les animations et leurs durées, en prenant le soin de présenter tour à tour les intervenants (témoins, bref, celui qui va animer).
C’est également à ce moment là que vous allez faire tester les animations, spécialement celles liées à l’informatique. Ce n’est pas dans la première heure du Vin d’honneur que vous pourrez le faire. Les témoins ont aussi le droit de profiter un maximum de ce moment privilégié.

#5 | Vous allez devoir checker les tables, la salle… 

Une dernière fois. Les chaises toutes dans le même sens, la propreté des tables (si c’est en extérieur, il peut y avoir des poussières, des petites feuilles…) ou alors tout simplement des éléments de la table ont peut être été bougés pour poser les bouteilles d’eau, les pains individuels etc. Les nappes dans le même sens de présentation, aucun couverts abimés, vaisselle ébréchée – ne levez pas les yeux au ciel, cela peut arriver même au meilleur traiteur !!! C’est de votre devoir de vous assurer que tout est parfait ET en ordre, comme imaginé pendant tous ces mois par le couple avec vous.

N.B : En aucun cas, ces points de contrôle montrent que vous n’avez pas confiance en vos partenaires. Cela montre au contraire que vous êtes impliquée, professionnelle, et que vous allez les soulager de cette ultime tâche.

#6 | Vous allez faire rentrer les invités dans la salle…

Voilà bien une mission importante encore ! Comme les 5 précédentes me direz-vous ! Et oui, obligatoire et légitime, comme les 5 premières !

Vous avez travaillé un plan de soirée avec le détail des horaires / happenings. L’entrée en salle peut d’emblée tout compromettre. D’une main de fer dans un gant de velours, vous allez rassembler les invités éparpillés, qui passent un excellent (même super!!) moment et qui n’ont pas forcément envie de stopper leur conversation. À leur place, vous feriez pareil. Alors faites preuve de patience et de douceur. Et tel le berger (oui, ok.. la comparaison est rustique, mais efficace non ? ^^) vous allez les guider pour permettre le service du traiteur de démarrer on time !

#7 | Vous allez faire vibrer le dancefloor avant minuit ! 

Et çà, c’est la classe à Dallas ! La fête tant attendue va commencer à l’heure, et foi de wedding planner, j’adore quand on peut dire au Maître d’Hôtel : « Vous voyez, 23h45, ce n’était pas utopique pour lancer la soirée :p ». Trêve de taquinerie, c’est bien parce que vous avez été ferme pendant tout le repas et sur le qui-vive que tout a pu avancer dans le tempo que vous aviez imaginé avec le couple et le DJ.

#8 | Vous checker le départ du traiteur ! 

Sans compter que c’est vous avec le maître d’hôtel, qui à son départ, qui allez checker ce qui reste sur place, ce que le couple va désormais prendre en charge.. Vous supprimez ainsi tout litige post-mariage : qui a laissé quoi et n’a pas jeté, n’a pas nettoyé… Ce qui se passe après EST aussi de votre responsabilité !

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Voici donc les 8 points (principaux) de tout ce que vous avez à faire dès 18h environ, le jour du mariage du couple que vous accompagnez.

Pensez-vous que nous puissions réussir le mariage de ces couples que nous aimons tant, sans passer par ces étapes ?

Votre mission, notre mission de wedding planner passe par là, et va bien au-delà encore. Autant mettre toute les chances de notre côté…

Et vos expériences : comment êtes-vous les jours de mariage ? Plutôt 20h ou carrément 2h ?