LE PLANNING DU JOUR J [ÉPISODE 2] : OUTILS & SUPPORTS = ACTION!

Stand les Rires de Julie© Salon de Muret (31) en 2011

LE PLANNING DU JOUR J [ÉPISODE 2] : OUTILS & SUPPORTS = ACTION!

 

Comment construire un planning du jour j idéal ?

C’est un des casse-têtes les plus terribles de nos métiers, car ses enjeux sont multiples.  Pour cela, il faut « Avoir la fin en tête avant de commencer ! »

En tant que Wedding-Planner, votre planning du jour j doit comporter toutes les infos nécessaires à la réalisation de la journée de mariage du couple que vous accompagnez.

Imaginez que vous soyez accidentellement indisponible ce jour là => n’importe qui, avec votre planning du jour j pourra alors vous remplacer !

C’est à cela que l’on sait s’il est bien construit ou non.

Alors, comment créer son propre planning du jour j ? Que mettre dans ses colonnes ? C’est exactement ce à quoi va répondre notre [ÉPISODE 2] du jour.

# 2/ Comment le construire ?

Il n’y pas 10 façons d’envisager la construction de votre planning du jour j. Par contre, il y a des milliers de manières de le présenter.

Je ne posterai ici qu’une miniature capture de celui que j’ai conçu.

Sachez que  vous devez le créer pour vous, vos couples et vos prestataires… à votre image, selon votre manière de communiquer. Avec pour impératif d’être clair, précis et convivial. Le but n’étant pas de donner mal à la tête à son destinataire.0_O.

Pour ce faire, je vous conseille de le construire sous excel ou google drive pour les plus avertis / geek :).

Si vous travaillez depuis un pc (bouhhhouuu ^^) voici le lien pour télécharger le pack gratuitement. Fort utile car vous y trouverez également powerpoint : http://microsoft-office-2007-service-pack-2.softonic.fr/

Si vous travaillez depuis un mac (yeaaaah ! ), voici le lien pour télécharger le pack gratuitement. Fort utile car vous y trouverez également powerpoint : http://www.01net.com/telecharger/mac/Bureautique/fiches/45845.html

    • Avoir une vision technique

La vision technique, c’est celle qui vous permet de mesurer les contraintes techniques de réalisation des tâches. Vous savez que la salle n’est pas accessible à une animation pyrotechnique pour des raisons de sécurité. Techniquement, ce n’est donc pas réalisable. Par contre, dehors peut-être ? Attention, sachez que les feux d’artifices, les lâchers de lanternes volantes sont régulièrement interdits, et ce,  par arrêté préfectoral. Rendez-vous en Préfecture pour en savoir plus.

La vision technique c’est également prévoir, par exemple, un ampérage supérieur auprès d’EDF pour la réalisation de votre soirée, une fois les prestataires sélectionnés.

Vous devez donc, dossier par dossier, prestataire par prestataire, pointer les besoins techniques de chacun et faire en sorte que tous puissent travailler et donc réaliser ce pour quoi ils sont présents.

Si vous n’êtes pas wedding planner, vous connaissez sur le bout des doigts vos besoins techniques. Partagez vos besoins au plus tôt avec le couple et les prestataires impliqués, car sans la présence d’un(e) wedding planner, se caler sur ces points là au dernier moment peut vous être fatal et très anxiogène pour vos clients.

    • Avoir une vision logistique

La vision logistique c’est celle qui vous permet de programmer les arrivées de chacun, le temps de réalisation des tâches et faire en sorte qu’il n’y ait pas d’anicroche. Cela peut vous paraître simple; c’est en réalité un vrai casse-tête. Comment estimer le temps de réalisation de chacun ? En posant les questions par exemple. Mais là aussi, votre expérience prévaudra.

Ne jamais sous-estimer l’ampleur d’une tâche.

Prenons l’exemple de la mise en table de la salle par le traiteur. Vous devez avoir en tête les contraintes : combien sont-ils pour la mise en place ? comment est l’accès de la salle ? quand sera installée la décoration ? quand sera livré le matériel (tables et chaises) ? qui s’occupe de livrer les nappes ? jusqu’à quand est ouverte la salle ? doit-on la nettoyer une fois la mise en place terminée pour qu’elle soit à nouveau propre à l’arrivée des mariés et de leurs invités ?

Allez, juste pour vous.. Découvrez une capture d’écran d’un détail d’un des planning du jour j que j’ai conçu pour un des mariages que j’ai organisé.

Capture de quelques lignes d'un de mes rétro-planning - "veille de jour j
Capture de quelques lignes d’un de mes rétro-planning – « veille de jour j

 En rouge, mes avertissements de timing.

Dans cet exemple, ce sont le mariés qui ont décidé d’installer eux-mêmes la déco. Bien entendu j’intègre cette partie là au rétro-planning, et je le construis pour eux.

Mon expertise doit leur permettre d’avoir conscience des répercutions d’une mauvaise gestion logistique. Grâce à ce document et mon passage pour faire le point à 13h30, toutes les tâches ont pu être exécutées, dans un ordre logistique cohérent. (sans compter que la mariée était juste HYPRA douée de ses 10 doigts !)

    • Avoir une vision calendaire & géographique

Tout cela ne sera pas drôle si en plus vous n’intégriez pas une notion calendaire ET géographique. Et oui ! Évidemment, mais c’est bien sur ! 0_O

Vous avez désormais votre fil technique, votre fil logistique, place désormais au fil calendaire & géographique.

Lorsque vous allez construire votre document, vous devez exactement avoir en tête ce que vous devez placer, où et quand.

Exactement comme une bibliothèque municipale qui est classée par thème (pour vous c’est l’aspect géographique) puis par auteur (pour vous c’est l’aspect calendaire).

Sauf que vous, vous devez commencer par :

a) envisager l’aspect calendaire

Organisez vos feuillets par journée d’action. Dans ma capture proposée plus haut, la journée d’action est un vendredi.

b) envisager l’aspect géographique

Organisez chaque journée d’action par des groupes géographiques.

Et là, je vous ai perdu !

Naaaaan !!! Que nenni :) C’est FA-CI-LE ! restons sur mon exemple / capture d’écran. Vous avez sous les yeux un des détails du vendredi, veille du mariage en question. Mais cet exemple, n’est qu’un extrait de ce qu’il se passe sur le site de réception ce jour là.

Anecdote de formatrice : l’écrasante majorité des élèves que je reçois, lorsque nous abordons la phase d’apprentissage de la conception du planning du jour j, va concevoir le document sous forme de liste (sous word par exemple, mais là n’est pas le principal propos de discorde), mais une liste chronologique. Sans tenir compte qu’il faut aussi découper selon le lieu de l’action.

Ce n’est pas une mince affaire.

Mais croyez moi, lorsque le DJ cherche dans mon planning du jour j les informations qui le concerne, il n’a pas à perdre de temps : il sait qu’il regarde directement la partie « samedi – jour j » ET « site de réception ».

Sympa notre petite balade dans la bibliothèque non ?

Conçu de la sorte, tout est plus rapide et plus agréable à la lecture. Et surtout, le destinataire repart avec l’info recherchée.

Il en est de même pour les futurs mariés. Ils savent ce qui est en cours, sur chacun des lieux, à quelle heure, et par qui.

****************

À vous désormais de jouer ! Puisque vous avez désormais construit un planning du jour j professionnel et clair, à quel moment jugez vous bon de le présenter et à qui ?

Postez vos propositions ci-dessous, j’intégrerai les plus pertinentes ou les questions les plus problématiques dans l’ [ÉPISODE 3] dans quelques jours.

5 Replies to “LE PLANNING DU JOUR J [ÉPISODE 2] : OUTILS & SUPPORTS = ACTION!”

  1. Je ne travaille pas sur Mac, mais sur PC (bouuuuuuh), et pourtant, je partage ta pratique du rétro planning ! Je peux alors ;)

    Je suis photographe. Mais lorsqu’il n’y a pas de coordinatrice de mariage, ou d’organisatrice, je suis la seule professionnelle à suivre les mariés sur la journée, et il est primordial pour moi de pouvoir répondre aux questions des invités, et de pouvoir les diriger si besoin est !

    « Ou allons nous faire les photos de groupe ? » « Ont ils déjà fait les photos de couple ? » « Fait on un cortège pour nous rendre jusqu’à la salle ? » « Connaissez vous l’adresse précise de la salle ? »
    Autant de questions auxquelles je ne pourrais pas répondre si je n’avais pas retracé ma journée précisément auparavant avec mes mariés.

    Alors avant chaque mariage, je rencontre mes mariés, et lors d’un après midi, nous discutons de l’organisation de leur mariage, les horaires, les lieux. Ainsi, mon rétro planning s’établit en fonction de nos échanges… Leurs souhaits, mes conseils, les temps de trajets…

    Par contre, je reste sur la chronologie de la journée pour ma part, car je ne quitte pas mes mariés de la journée, et je ne suis pas la coordinatrice ;)

    En tous les cas, grand merci à toi pour tous ces articles sur ton blog. Certains me confortent dans ma démarche. D’autres m’aident à améliorer mes points faibles, au fur et à mesure, petit à petit… :)

  2. Merci Muriel pour cet article encore une fois très utile, c’est toujours un plaisir de te lire!
    Pour ma part je n’ai pas eu encore l’occasion d’organiser de très « gros évènements » qui devaient faire appel à de nombreux prestataires. Je prépare un mariage actuellement et je pense que le mieux est effectivement que tous les professionnels aient une copie du retro planning cela donne quand même un fil conducteur et tout le monde s’y retrouve donc tout le monde se retrouve dans des bonnes conditions c’est important.
    Sinon je suis une inconditionnelle des listes en tous genres, donc c’est retro planning des mois à l’avance pour moi, puis un pour la veille de l’évènement et encore un pour le jour J.
    Cette même liste (du jour j), je vais la modifier et la refaire un nombre incalculable de fois, dès qu’il y aura une modif en fait, afin qu’elle reste toujours belle et lisible. Je ne sais pas pourquoi j’ai cette manie lol, sans doute car en réécrivant ce retro planning je fais aussi le point et je visualise mieux.
    Puis il y a la liste budget, la liste prestataires bref j’ai une liste pour chaque chose, rien n’est mélangé, (j’ai un petit dossier le jour j). Le retro planning du Jour J c’est surtout pour savoir exactement qui, où, quoi et presque comment. J’ai aussi une liste de personnes disponibles le jour de l’évènement à appeler en cas de besoin d’aide. J’essaie au maximum de cette façon de prévoir pour gérer l’imprévu. Voilà en ce qui me concerne, je ne sais pas si c’est ce qui convient mais moi cela m’aide et me convient pour le moment. Cela fait peut être beaucoup de chose mais c’est un bazar organisé lol.

  3. Merci de ta participation Julie! Je prends en compte ton positionnement ;) J’ai quelques variantes, mais au final la base semble être la presque la même !

  4. Super ! tu me confortes dans mon organisation;)
    Pour ma part dans le retroplanning, j’intègre également le budget prévionnel (et réalisé ! ) ainsi dans le cas d’une organisation complète, je le communique dès le départ à mes clients pour qu’ils soient tjrs au courant de tout. Je leur envoie dès qu’il y a modif aussi .

    Pour le Jour J je me fais un planning à part.

    Par contre je ne le communique pas aux autres professionnels lors des mois de préparation en revanche le planning du D-Day fais le tour du DJ , traiteur notamment !

    Voilà je ne sais pas si c une bonne organisation mais au moins elle est là ;)

    JULIE

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