Wedding Planner en mission à courte durée ! No Way !

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Le sujet, de manière explicite : « Pourquoi un(e) wedding planner ne peut décemment pas quitter un mariage à 20h? »

À titre provoc’, sujet provoc ‘ ! Mais ô combien sérieux et important..

C’est en recevant des professionnels en formation que je me suis aperçue que bon nombre de wedding planner quitte le couple le jour du mariage pendant le vin d’honneur. Et à la question « Pourquoi, pars-tu à 20h ? » (en taisant un bon « WTF! »), elle/il de me répondre : »et bien parce qu’on ne m’a jamais dit qu’il fallait que je reste plus tard » ou encore « et bien parce qu’il ne m’ont pas pris le forfait « soirée ».

 

 

 

Mieux que des arguments, voici 8 faits sélectionnés sur les nombreux possibles, tous fruits de mes expériences professionnelles de wedding planner, sur le terrain sans relâche depuis 7 ans maintenant..

Ou comment la réalité va guider votre réflexion et votre positionnement sur le sujet.

Toujours avec #amour – Toujours avec #bienveillance

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Constat de départ : Un mariage ? c’est la fête que l’on espère le plus ! il est 18heures…

Unanimement, en France, un mariage a pour but de rassembler les familles, les amis pour … FAIRE LA FÊTE après être passé devant Madame ou Monsieur Le Maire et peut-être devant un officiant (religieux ou laïque)! C’est un non-sens de ne pas intégrer ce facteur-ci. Comment être absent(e) d’une partie essentielle d’une journée de mariage ?

Vous allez pouvoir gérer et agir sur le déroulé de la soirée pour mener à bien votre mission. Tous ces mois de préparatifs pour CE moment LÀ !

#1 | Vous allez saluer et congratuler!  !

Une fois arrivé(e) sur le site de réception et donc dès le début du vin d’honneur, vous allez retrouver chaque membre de l’équipe de partenaires que vous avez rassemblés sur cet événement. Vous les aviez vu lors de leurs arrivées plus tôt dans la journée, mais vous allez devoir passer les voir pour vous assurer que tout va bien pour eux. Et même si c’est le cas dans quasiment 99% des cas, vous allez leur témoigner une fois encore que vous vous souciez de leur bien être. L’occasion de leur donner la « température » de l’assemblée. Souvenez-vous : ils n’ont pas vécu les émotions des cérémonies comme vous avez pu le faire quelques heures plus tôt. Partagez vos émotions positives.

Puis, une fois que les amoureux ont pu profiter de leurs invités (environ 1h après être arrivés), allez les voir, 3 coupes à la main, pour trinquer avec eux, et les embrasser pour les féliciter. Profitez de ce moment avec eux. C’est votre dernier moment d’intimité avec eux.

Pensez à aller féliciter les parents et témoins, ils apprécieront fortement. Ce n’est pas superflu !!

#2 | Pendant le vin d’honneur, vous allez guider les invités… 

Et vous répondrez à toutes les questions qui vous seront posées par :

– ceux qui cherchent les toilettes

– ceux qui cherchent l’urne

– ceux qui veulent utiliser le coin photo, ou le coin jeu, bref le « coin » prévu pour animer ^^

– ceux qui veulent visiter le lieu de réception

– ceux qui veulent occuper les enfants

– ceux qui quoi qu’il arrive vont vouloir vous poser des questions.

Accompagnez les personnes, prenez le temps d’être à leur côté. Ne la jouez pas « supermarché » « Tenez ma p’tite dame, c’est dans l’rayon plus loin, derrière l’allée ».. Naaaan, NO WAY ! Aider et rendre service est gratifiant et c’est bourré d’énergie positive. Mieux que des vitamines par palettes ! Et puis c’est aussi çà notre job ;) Siiiiiiiiiii ^^

#3 | Vous allez vous occuper des enfants [et de leurs nounous]… 

Mine de rien, 1 bonne heure est déjà passée depuis votre arrivée sur place. Vous allez devoir maintenant vous assurer que le repas des enfants est servi en temps et en heure, avec les nounous. Veillez à ce que tout ait été installé dans l’espace enfants , les jeux sortis et qu’il ne manque rien. Prenez le temps de rassurer les parents, montrer leurs les espaces, présentez les nounous. Vous aurez au préalable pensé à remettre à ces dernières la liste des enfants avec prénom + âge (+ fratrie si c’est le cas) + prénoms des parents (avec le nom/numéro de leur table).

#4 | Vous allez poser les bases de la soirée ! 

Mais vous allez également redéfinir avec le Maître d’Hôtel et le DJ ce que vous aviez échangé plus tôt avec chacun d’entre eux, séparément.

Assurez-vous que les vins / boissons soient bien prêts à être servis, aux bons moments, sur les bons mets. Vérifiez également la présence du dessert.

Checker une dernière fois le plan de soirée que vous aurez travaillé avec le couple, le DJ et le traiteur. Précisez bien les interventions / les animations et leurs durées, en prenant le soin de présenter tour à tour les intervenants (témoins, bref, celui qui va animer).
C’est également à ce moment là que vous allez faire tester les animations, spécialement celles liées à l’informatique. Ce n’est pas dans la première heure du Vin d’honneur que vous pourrez le faire. Les témoins ont aussi le droit de profiter un maximum de ce moment privilégié.

#5 | Vous allez devoir checker les tables, la salle… 

Une dernière fois. Les chaises toutes dans le même sens, la propreté des tables (si c’est en extérieur, il peut y avoir des poussières, des petites feuilles…) ou alors tout simplement des éléments de la table ont peut être été bougés pour poser les bouteilles d’eau, les pains individuels etc. Les nappes dans le même sens de présentation, aucun couverts abimés, vaisselle ébréchée – ne levez pas les yeux au ciel, cela peut arriver même au meilleur traiteur !!! C’est de votre devoir de vous assurer que tout est parfait ET en ordre, comme imaginé pendant tous ces mois par le couple avec vous.

N.B : En aucun cas, ces points de contrôle montrent que vous n’avez pas confiance en vos partenaires. Cela montre au contraire que vous êtes impliquée, professionnelle, et que vous allez les soulager de cette ultime tâche.

#6 | Vous allez faire rentrer les invités dans la salle…

Voilà bien une mission importante encore ! Comme les 5 précédentes me direz-vous ! Et oui, obligatoire et légitime, comme les 5 premières !

Vous avez travaillé un plan de soirée avec le détail des horaires / happenings. L’entrée en salle peut d’emblée tout compromettre. D’une main de fer dans un gant de velours, vous allez rassembler les invités éparpillés, qui passent un excellent (même super!!) moment et qui n’ont pas forcément envie de stopper leur conversation. À leur place, vous feriez pareil. Alors faites preuve de patience et de douceur. Et tel le berger (oui, ok.. la comparaison est rustique, mais efficace non ? ^^) vous allez les guider pour permettre le service du traiteur de démarrer on time !

#7 | Vous allez faire vibrer le dancefloor avant minuit ! 

Et çà, c’est la classe à Dallas ! La fête tant attendue va commencer à l’heure, et foi de wedding planner, j’adore quand on peut dire au Maître d’Hôtel : « Vous voyez, 23h45, ce n’était pas utopique pour lancer la soirée :p ». Trêve de taquinerie, c’est bien parce que vous avez été ferme pendant tout le repas et sur le qui-vive que tout a pu avancer dans le tempo que vous aviez imaginé avec le couple et le DJ.

#8 | Vous checker le départ du traiteur ! 

Sans compter que c’est vous avec le maître d’hôtel, qui à son départ, qui allez checker ce qui reste sur place, ce que le couple va désormais prendre en charge.. Vous supprimez ainsi tout litige post-mariage : qui a laissé quoi et n’a pas jeté, n’a pas nettoyé… Ce qui se passe après EST aussi de votre responsabilité !

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Voici donc les 8 points (principaux) de tout ce que vous avez à faire dès 18h environ, le jour du mariage du couple que vous accompagnez.

Pensez-vous que nous puissions réussir le mariage de ces couples que nous aimons tant, sans passer par ces étapes ?

Votre mission, notre mission de wedding planner passe par là, et va bien au-delà encore. Autant mettre toute les chances de notre côté…

Et vos expériences : comment êtes-vous les jours de mariage ? Plutôt 20h ou carrément 2h ?

13 Replies to “Wedding Planner en mission à courte durée ! No Way !”

  1. Avec plaisir Micka :) Félicitations pour ton lancement à venir !!!
    Pour la tenue, l’idéal est de se doter d’une tenue pratique et en rapport de style avec l’esprit du mariage. Si en plus tu réussis à changer de tenue pour les cérémonies / ou la soirée, c’est un joli clien d’oeil. Mais cela ne doit pas mettre en péril ton timing… Je fais partie de ces professionnels engagés qui disent et statuent : « les tenues avec nom de l’entreprise : c’est NO WAY !!! – Impossible ». C’est un mauvais moyen de promouvoir son entreprise. Notre mission de wedding planner : être discrèt(e) ET efficace. Être bariolé(e) ou avec un nom d’entreprise c’est tout sauf discret – aussi petit soit le logo. Et encore moins le badge.. Nous ne sommes pas à un gala ou à un forum de présentation de compétences.. Nous sommes à un mariage ^^

  2. Merci Muriel pour ces infos. Je ne suis pas (encore) lancée officiellement mais ça m’aide a me projeter :-) J’ai cependant une petite question… Quelle tenue conseilles-tu pour le wp lors de jours J? Quelque chose qui permette de nous identifier (genre une veste avec notre nom et le nom de l’agence) ou pas du tout ? Merci d’avance!

  3. Si cela te rassure de rester Émilie, c’est un bon choix ! « Trop » est mieux que « pas assez » ^^

  4. Merci pour ton article Muriel !! j’approuve ce que tu dis, impossible pour moi de partir avant au moins 2h, même si je reste souvent jusqu’à la fin pour aider à débarrasser (je ne sais pas si je suis censée le faire, mais ça me rassure :))
    Hâte de lire tes prochains articles, comme toujours !

  5. Pour moi il est inconcevable de partir à 20h. Tout d’abord par ce que comme tu l’as si bien expliqué dans ton article il reste encore beaucoup de chose à gérer, pour le bien être des mariés, des invités mais aussi des prestataires. Pour moi il est important d’accompagner TOUS les prestataires d’un mariage, c’est un travail d’équipe. Tout prend forme ce jour là et nous le partageons tous ensemble. Il est important que le traiteur, le DJ et toute l’équipe soit soudée, qu’ils sentent qu’ils peuvent compter sur la WP mais aussi qu’ils puissent travailler dans les meilleurs conditions possibles.
    Enfin c’est comme ça que je vois les choses…
    Et puis il y a nos mariés chéris. Les émotions le soir ne sont pas les même que lors des cérémonies. J’adore partager ça avec le couple et les invités!
    Durant la journée les témoins, les parents, frères, soeurs, tonton Marcel et son humour qui décoiffe sont venu tout souriant pour poser des questions à la WP, on sent la reconnaissance et la joie dans leurs yeux et leurs sourires. Le soir tout ceci se transforme et il n’est pas rare que le fameux tonton Marcel nous embarque pour danser sur la piste ou que la maman du/de la marié(e) nous sert fort dans ses bras, place à la fête et donc tout le monde se lâche (le VH à t il aidé? lol)
    Le soir on ne célèbre pas que le couple mais également l’amitié et tout une famille, tous les liens qui font que les gens sont réunis à ce moment là, c’est magique et tellement important.
    Ils ont encore besoin d’être guidé et de savoir que nous sommes à leurs cotés… et voir en vrai la soirée que l’on a mis tant de temps à réaliser c’est juste wouah! Donc oui vive les 2h :-D

  6. C’est exactement çà Mélanie ;)
    Je crois qu’il faut le vivre pour le comprendre et en prendre la pleine mesure !

  7. Merci Muriel pour cet article ô combien pertinent. En tant que traiteur et organisatrice (jamais les deux en même temps of course;) ) je ne compte plus le nombre de fois où officiant comme traiteur j’ai maudit père et mère (et témoins^^) car les gens s’asseyaient à table avec une heure de retard. Comme vous dites, le vin d’honneur st en général un des moment que les gens préfèrent et il est très dur de les diriger vers la table sans passer pour une rabat joie, mais après, les gens sont bien décus quand vient le moment du bal et qu’il est 1h ou plus et qu’ils sont épuisés !
    En tant que WP, je reste toujours pour tous les points abordés et aussi, parce qu’a chaque fois ça soulage +++ les mariés de savoir que tous les prestataires ne vont pas s’adresser à eux (et donc qu’ils vont continuer à papillonner) mais à moi pour tous les points logistiques que vous abordez.

    Merci encore,

    Mélanie

  8. Entierement d’accord avec toi Muriel !! J’ai presque envie de dire que 20h sonne la moitié de ma journée !L’entree des mariés peut etre stressant aussi..on doit les rassurer, rires avec eux et les booster ;) et puis le Groom qui cherche sa Bride pour répeter sa valse…allet hop On lui fait répéter le tempo et on lui dit  » No stress le principal c’est que vous vous amusiez tous les deux, gérer les Lanternes avant l’arrivee du gâteau …Et j’en passe des anectodes de soirée il y en a tellement .
    Alors oui je suis carrément 2h !! :D et je ne louperai pas la soirée pr rien au monde ^^

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